Politica de confidențialitate

Politica de Confidențialitate – VOG Beauty

Această politică explică modul în care VOG Beauty CONCEPT – BOTOSANI colectează, folosește și protejează datele personale ale clienților și colaboratorilor, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională.

Datele NU sunt utilizate pentru marketing sau campanii promoționale fără consimțământ explicit.

Date obligatorii și consecințe

Pentru programări și prestarea serviciilor, furnizarea numelui și a numărului de telefon este obligatorie; în lipsa acestora, nu putem realiza programarea și comunicarea necesară. Adresa de email este opțională, cu excepția situațiilor când este necesară pentru transmiterea documentelor (ex. facturi, formulare consimtământ).

Prin utilizarea serviciilor noastre vă exprimați acordul cu privire la prelucrarea datelor conform celor descrise mai jos.

Actualizările politicii vor fi publicate pe site, iar atunci când este relevant vom asigura informarea clienților și prin alte mijloace, precum afișarea în salon.

I. Politica de Confidențialitate – VOG Beauty

1. Cine suntem

Brandul VOG Beauty CONCEPT

Sediu social: Str. Ion Pillat nr. 7D, Botoșani, Jud. Botoșani

TEL: (0749) 22 55 77

Email:  office@voguebeauty.ro

Site:  www.voguebeauty.ro

2. Ce date colectăm

– Nume / prenume.

– Număr de telefon.

– Adresă de email.

– Date de facturare (nume, prenume, adresă, CNP/serie CI – doar dacă sunt obligatorii conform Codului Fiscal).

– Imagini și înregistrări video in locație (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – obligație legală și art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim pentru siguranța clienților, personalului și bunurilor). Imaginile relevante pentru investigarea unui incident pot fi păstrate până la finalizarea investigației / demersurilor legale, după care vor fi șterse în mod sigur.

-În cazul plăților prin card, anumite date apar în rapoartele bancare (ex. nume, referință tranzacție). Acestea sunt gestionate exclusiv de bancă și apar doar în scop de decontare și evidență contabilă.

-Informații oferite voluntar (formulare, conversații).

– Adresa IP sau cookie-uri funcționale. Pentru detalii despre categoriile de cookie-uri utilizate, modul de funcționare și opțiunile de gestionare, vă rugăm să consultați Politica de Cookies.

– VOG Beauty nu colectează date personale de la minori sub 16 ani fără acordul părinților sau tutorilor legali. Serviciile noastre sunt destinate adulților; minorii pot beneficia de ele doar cu acordul scris al părintelui sau tutorelui legal, iar la nevoie putem solicita dovada acestei calități. Dacă primim accidental date de la minori fără acord, acestea vor fi șterse imediat.

Nu colectăm date sensibile și nu solicităm informații suplimentare în afara celor strict necesare.

3. De ce colectăm aceste date

• pentru realizarea programărilor și prestarea serviciilor solicitate.
• pentru comunicarea detaliilor legate de programare (ex.: confirmări, reprogramări, informații despre abonamente).
• pentru emiterea facturilor și respectarea obligațiilor fiscale.
• pentru menținerea siguranței în incinta salonului (prin supraveghere video).
• pentru respectarea obligațiilor legale impuse de instituțiile statului.
• pentru transmiterea de notificări strict legate de serviciile contractate (ex.: confirmări de programare, modificări, reprogramări).

4. Temeiul legal

Prelucrăm datele personale exclusiv în baza Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), după cum urmează:

• Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea contractului sau măsuri precontractuale
  (programări, comunicări necesare pentru prestarea serviciilor de înfrumusețare).
• Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – obligație legală
  (emiterea facturilor, evidențe contabile, relația cu ANAF, bancă și alte instituții publice).
• Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim
  (comunicarea operativă cu clienții pentru confirmări/reprogramări,
  monitorizarea video a spațiilor salonului – cu audio dezactivat – pentru siguranța persoanelor, bunurilor și prevenirea incidentelor).
• Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământul explicit al persoanei vizate
  (utilizarea imaginilor și materialelor video în scopuri de promovare pe rețele sociale sau alte canale publice).
• Comunicările operaționale (programări, reprogramări, notificări) se bazează pe art. 6 alin. (1) lit. b) sau lit. f), iar utilizarea imaginilor/video pentru promovare se face exclusiv în baza consimțământului (art. 6 alin. (1) lit. a)), care poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

5. Cui transmitem datele

Datele pot fi transmise doar către:

– contabilitate (în baza obligațiilor legale).

– instituții publice (ANAF, DSP, ISU, bănci, la cerere legală).

– furnizori IT sau administratori ai site-ului (doar pentru mentenanță tehnică, sub obligație de confidențialitate).

-În funcție de situație, datele pot fi transmise și către: furnizorul de servicii de plată/POS, banca (decontare), asigurătorul sau consilierii juridici (pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță), exclusiv în limitele legii.

-Colaboratori.

Unele servicii din cadrul salonului sunt prestate de colaboratori independenți care își desfășoară activitatea prin închirierea posturilor de lucru sau contracte de colaborare. Deși activează sub brandul VOG Beauty Concept – Botosani, aceștia sunt răspunzători legal și fiscal pentru propriile servicii.

Accesul colaboratorilor la datele clienților este limitat exclusiv la telefonul mobil și la agenda de programări, necesare pentru desfășurarea serviciilor.

Datele clienților prelucrate de colaboratori (programări, comunicări, servicii) sunt gestionate în nume propriu de către aceștia, în calitate de operatori de date independenți.

Colaboratorii sunt obligați să respecte legislația GDPR și au propriile politici de confidențialitate pentru serviciile pe care le prestează.

Pentru orice nelămurire sau reclamație privind serviciile prestate de colaboratori, clienții ne pot contacta la adresa office@voguebeauty.ro, pentru a lua măsuri rapide de remediere și a atrage responsabilitatea prestatorului.

Angajații și  colaboratorii salonului (cei care au posturi de lucru închiriate) au acces limitat la agenda de programări, exclusiv pentru desfășurarea activității.

6. Securitatea datelor

– Agenda de programări este digitala iar accesul se face user-ilor aprobați folosind 2 metode de autentificare

– Mesajele WhatsApp se șterg automat după 7 zile;

– Jurnalul apelurilor telefonice este păstrat conform setărilor standard ale dispozitivului;

– Datele din abonamente sunt notate doar cu prenume și perioadă, în aplicația de programări, folosit doar intern;

– Datele de facturare sunt păstrate conform Codului Fiscal (10 ani);

– Accesul la sistemul de supraveghere video/audio este strict controlat și datele sunt păstrate max. 30 zile

– Emailurile din corespondența electronică primită sau trimisă în scop de comunicare punctuală (programări, solicitări de informații, oferte individuale) sunt păstrate maximum 12 luni, după care sunt șterse în mod sigur, dacă nu există o obligație legală de arhivare.

– Datele tehnice (loguri de acces server, IP, erori sistem) sunt păstrate maximum 12 luni, exclusiv în scop de securitate IT.

– Cookie-uri: Datele colectate prin cookie-uri sunt stocate pe o perioadă cuprinsă între durata unei sesiuni de navigare și maximum 24 de luni, în funcție de tipul cookie-ului.

-Datele oferite voluntar prin formulare sau conversații sunt păstrate doar pe durata necesară soluționării cererii, apoi șterse.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Accesul este limitat doar personalului autorizat

7. Social Media

Pe paginile noastre de social media (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube):

– nu colectăm date personale;

– publicăm doar conținut despre activitatea salonului;

– dacă apar imagini sau video cu clienți, acestea sunt folosite doar pe baza consimțământului expres al persoanei vizate (clienții își pot retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii).

Unele date (de ex. conversațiile prin WhatsApp sau interacțiunile pe social media) pot fi transferate către furnizori din afara Uniunii Europene, în baza Clauzelor Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți dreptul de a solicita:

– acces la datele dumneavoastră;

– rectificarea sau actualizarea acestora;

– ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);

– restricționarea prelucrării;

– opoziția față de prelucrare;

– portabilitatea datelor.

Decizii automatizate și profilare

VOG Beauty nu utilizează procese automate de prelucrare a datelor și nu creează profiluri ale clienților.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la  office@voguebeauty.ro.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

Retragerea consimțământului se face printr-un mesaj trimis la office@voguebeauty.ro și va fi aplicată în maximum 15 zile.

Exercitarea drepturilor GDPR

Răspundem solicitărilor privind drepturile GDPR în maximum 30 de zile de la primire (termen ce poate fi prelungit cu încă două luni pentru cereri complexe, cu informarea prealabilă a solicitantului). Pentru protejarea datelor, putem solicita dovezi rezonabile de identificare.

Incidente de securitate

În cazul unui incident de securitate privind datele personale, vom evalua impactul și vom notifica ANSPDCP și, dacă este necesar, persoanele vizate, conform art. 33–34 GDPR.

9. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică pentru a respecta modificările legislative sau operaționale. Ultima actualizare va fi menționată pe site.

Ultima actualizare: august 2026

Clienții vor fi informați prin actualizarea paginii de internet și, unde este posibil, prin afișare în salon, astfel încât să fie mereu la curent cu cea mai recentă versiune.

10. Acces în salon

Pentru transparență, clienții pot consulta această politică accesând linkul:

Politica de confidențialitate

Linkul este disponibil și în salon (pe afiș/QR code la recepție).

11. Responsabilul cu protecția datelor (DPO )

Nu avem obligația legală de a desemna un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO). Pentru orice întrebare privind protecția datelor, ne puteți contacta la office@voguebeauty.ro.

II. CANDIDAȚI (RECRUTARE) & SOLICITANȚI DE FRANCIZĂ

Această secțiune completează Politica de Confidențialitate generală (pct. I) și se aplică exclusiv persoanelor care ne transmit candidaturi pentru angajare sau solicitări de franciză. Termenii nedefiniți aici au înțelesul din secțiunea generală. Drepturile persoanei vizate, măsurile de securitate, datele de contact și regulile privind transferurile rămân cele din secțiunea generală. Unde există diferențe, se aplică prevederile mai specifice din prezenta secțiune.

CANDIDAȚI (RECRUTARE) & SOLICITANȚI DE FRANCIZĂ

Ce date prelucrăm

Dacă ne contactați pentru angajare sau franciză, putem prelucra date furnizate direct de dumneavoastră, precum: prenume/nume, număr de telefon, adresă de email, localitatea de interes, informații despre experiența profesională/portofoliu, disponibilitate, precum și orice alte detalii pe care alegeți să ni le comunicați în mesajul dumneavoastră (site, email, WhatsApp).

Nu solicităm și vă rugăm să nu transmiteți date sensibile (ex.: stare de sănătate, apartenență sindicală, convingeri religioase/politice), CNP, copii de acte de identitate sau caziere. Dacă totuși primim astfel de date, le vom șterge fără întârziere.

Ocazional, putem consulta informații publice/linkuri de portofoliu pe care ni le furnizați sau care sunt publice (ex.: site profesional).

Scopurile prelucrării

• analizarea și evaluarea candidaturii/solicitării de franciză.
• comunicarea cu dumneavoastră (programări discuții/interviuri, clarificări).
• efectuarea demersurilor precontractuale (negocieri, verificări rezonabile privind experiența/compatibilitatea).
• arhivare internă pentru probarea demersurilor desfășurate.

Temeiurile legale

• executarea/încheierea unui contract sau măsuri precontractuale (ex.: evaluarea candidaturii, discuții privind franciza).
• interes legitim (selecția personalului și a partenerilor, organizarea proceselor interne, apărarea drepturilor în cazul unor contestații).
• consimțământ (doar dacă doriți să păstrăm CV-ul/solicitarea pentru oportunități viitoare). Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta prelucrările efectuate anterior retragerii.

Durata de stocare

• pentru un proces curent (recrutare/franciză): pe durata procesului + maximum 6 luni după închidere (pentru evidență și apărarea drepturilor).
• pentru oportunități viitoare (doar cu consimțământ): până la 12 luni, după care datele se șterg sau se reînnoiește consimțământul.
• dacă se încheie contract/colaborare, se aplică termenele legale de păstrare relevante (ex.: dosar de personal, documente contractuale).

Cui transmitem datele

Accesul este limitat la management/HR și la persoanele implicate în evaluare. Putem utiliza furnizori IT (email, hosting, instrumente de comunicare) exclusiv pentru suport tehnic, sub obligații de confidențialitate. Nu vindem și nu cedăm datele în scopuri comerciale. Dacă folosim canale de comunicare operate de terți (ex.: WhatsApp, email), prelucrarea acestora se face conform politicilor lor; unde este cazul, transferurile în afara SEE se bazează pe garanții standard ale furnizorilor.

Caracterul necesar al datelor

Furnizarea prenumelui/numele și a unui canal de contact (telefon sau email) este necesară pentru a putea răspunde și evalua solicitarea; în lipsa acestora nu putem procesa cererea. Alte informații (ex.: detalii de experiență) ne ajută să înțelegem potrivirea pentru rol/parteneriat.

Drepturile dumneavoastră

Vă puteți exercita drepturile GDPR – acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție (în special atunci când temeiul este interesul legitim) și portabilitatea datelor – contactându-ne la  VOGcorbeanca@gmail.com. Răspundem, de regulă, în maximum 30 de zile, termen care poate fi prelungit cu până la două luni în cazuri complexe, cu informarea prealabilă a solicitantului. Dacă v-ați dat consimțământul pentru a rămâne în ‘pool-ul’ de candidați/franciză, îl puteți retrage oricând.

Măsuri de protecție

Accesul la aceste date este restricționat; nu luăm decizii automatizate și nu realizăm profilări ale candidaților sau solicitanților. Datele sunt securizate și păstrate doar cât timp este necesar scopurilor de mai sus.